Como escribir un mensaje para contestadores automáticos

teléfono

Hoy queremos compartir con vosotros algunos consejos enfocados a redactar de forma correcta los mensajes que irán dentro de vuestros contestadores automáticos o en  sistemas de espera y de esta forma mejorar la experiencia del cliente. 

La primera recomendación sería realizar la grabación con locutores profesionales.

Huye de las locuciones creadas por sintetizadores de voz.

Otro consejo, y que muy pocos clientes tienen en cuenta, es el tiempo de espera.
Cuando tenemos un tráfico elevado de llamadas y la respuesta por parte del operador puede alargarse en el tiempo, es conveniente avisar a nuestro interlocutor.

 

“En este momento, nuestro tiempo de espera medio es de x minutos. Si desea puede esperar, si no presione 1 y le devolveremos la llamada lo antes posible”.

 

Con este método evitamos que nuestro cliente se mantenga a la espera de forma impaciente, ofreciéndole una clara alternativa: Seremos nosotros quién le llamemos.

Es importante, también, reflejar los mensajes de nuestro IVR o sistema ON HOLD en orden de importancia. 


Nuestro cliente no quiere perder el tiempo escuchando una retaila de mensajes y en un alto grado de llamadas, si tenemos una configuración muy extensa, no escuchará todos los mensajes que ofrezcamos. 

Se cree que el 80% de las personas escuchan el primer mensaje, el 20% el segundo y solamente el 10% llega al tercero, por lo que es muy importante resaltar la importancia de unos mensajes ordenados.

 

A parte de tener el mensaje más relevante al principio, hay que determinar si el mensaje es APTO. Por ejemplo: Imaginemos que queremos incluir un mensaje promocional en cada una de las locuciones, pero nuestro cliente llama para presentar una reclamación. Lo ideal, en este caso, sería no insertar ese mensaje en el mismo de la reclamación y agilizar la respuesta de la llamada otorgándola prioridad en la respuesta.

 

Hablando de mensajes promocionales, aprovecha tu contestador automático para crear una llamada de acción. Podemos pensar en esto como una cuña de radio insertada en un contestador  pero con una duración mucho más breve. 

 

“Gracias por esperar. Aprovechamos para ofrecerle un descuento en la renovación de su póliza;  Con el nuevo servicio xxx, podrás ahorrar mes a mes en el gasto de xxx”.

 

 

Intenta evitar repetir el mismo mensaje cada 20 segundos, es una forma segura de irritar a nuestro cliente, incluso antes de hablar con un operador.
Un método para evitar esto es tener grabados varios mensajes para una espera de unos dos minutos.

“Mientras nuestro cliente está a la espera inserta un mensaje de no más de 20 segundos con un intervalo musical de 20”. De esta forma parecerá que hay más música que mensajes”.

 

Piensa en el tono que tus mensajes necesitan: Locutor o locutora; si queremos unas locuciones desenfadadas o por el contrario han de ser institucionales; con música o sin ella.

Si quieres convertir tu llamada en una venta puedes utilizar una voz joven y optimista. Sin embargo, si quieres calmar a un cliente ante una incidencia utiliza una voz adulta y en un tono tranquilo y conciliador.

 

En resumen.
Los mejores mensajes IVR o para sistemas On HOLD son aquellos que han cuidado la grabación con locutores profesionalesQue utilizan el tono y música adecuados y que se preocupan por la experiencia y la imagen que el cliente percibirá de la empresa.

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